ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®

Home
Employee Pages

Warning message

There has not been added a translated version of this content. You can either try searching or go to the "area" home page to see if you can find the information there
Utleielokaler

Leie av undervisningsrom (UV-rom)

Interne avdelinger, studentorganisasjoner og organisasjoner tilknyttet universitetet kan leie undervisningsrom. ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® leier normalt ikke ut lokaler til eksterne interesser og tiltak som ikke er knyttet til Universitetets virksomhet.

Main content

Når undervisningen er planlagt for kommende semester åpnes det opp for å leie ut ledig kapasitet i UV-rom. Dvs. at UV-rom for vårsemesteret kan bookes fra ca. 1.desember og for høstsemesteret fra ca. 1. juli.

Interne avdelinger og studentorganisasjoner tilknyttet Kulturstyret betaler vanligvis ikke for å leie disse lokalene.

UV-rommene leies ut uten noen form for konferanseservice. Det er imidlertid mulig Ã¥ bestilleÌýÌýhos IT-avdelingen, forutsatt ledig kapasitet.

UV-rommene er ikke festlokaler og skal ikke brukes til denne typen arrangement.

Informasjonen om UV-rom på denne siden gjelder fortrinnsvis UV-rom som administreres av Eiendomsavdelingen.

Booking av undervisningsrom (UV-rom), og leie for studentorganisasjoner og andre aktører med tilknytting til ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®

Alle enheter ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®, samt Sammen og enheter under Norce har anledning til Ã¥ booke UV-rom selv. Eksterne leietakere (som mÃ¥ ha en ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®-tilknytting for Ã¥ leie) booker ved Ã¥ sende sin henvendelse til Eiendomsavdelingen viaÌýskjemaet booking av UV-rom.

Interne enheter booker viaÌý.

Søknad om tilgang til Ã¥ booke selv for ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s enheter, Sammen og Norce skal rettes pÃ¥ eget skjema til Studieavdelingen (SA). SA er systemeier for timeplanleggingssystemet og webrombookingssystemet knyttet til dette.

Søknad for eksterne leietakere

Eksterne leietakere må oppgi følgende ved søknad om leie av UV-rom:

  • Type UV-rom som ønskes booket
  • Antall plasser som er pÃ¥krevd
  • Ønsket bygg / ev. ønsket rom dersom man vet det
  • Dato
  • Tidspunkt
  • Navn pÃ¥ den som booker rommet
  • Kontaktinformasjon pÃ¥ den som booker rommet
  • Hvem det bookes for (f.eks. organisasjon, firma ol.)
  • Type arrangement (f.eks. seminar, møte, foredrag etc.)
  • Navn og kontaktdata pÃ¥ den som skal bruke rommet
  • Fakturaadresse.
  • Om man ønsker nett-tilgang (egen bærbar PC) eller om man ønsker kurskonto (tilgang til ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®-nett via stasjonær PC). Obs!ÌýAnsatte og studenter med ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® brukernavn og passord skal ikke søke om tilgang til IT-nettverk. De kan logge inn med sitt eget brukernavn/passord.
  • Ev. pÃ¥krevd AV-utstyr i rommet.

All booking av UV-rom faktureres etterÌýgjeldende priser. Sammen og Norce faktureres samlet to ganger per Ã¥r.

Studentorganisasjoner med tilknytning til Kulturstyret i Bergen og ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®, kan lÃ¥ne UV-rom gratis ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®.

Retningslinjer for tildeling av gratis undervisningsrom til ulike studentorganisasjoner:

NÃ¥r det kommer forespørsler om lÃ¥n av UV-rom pÃ¥ ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® forholder Eiendomsavdelingen seg til den oversikten over godkjente organisasjoner som Kulturstyret oppdaterer.

Ìýer tilgjengelig pÃ¥ nett og oppdateres fortløpende. Hvis det er usikkerhet vedr. tilknytning til ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® avklarer EIA med Kulturstyret om den aktuelle organisasjonen har tilknytning.ÌýMed tilknytning til ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® menes at organisasjonen har opphav ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® og/eller har minst et medlem som er student ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®.

Studentorganisasjonene kan låne gratis UV-rom til aktiviteter som er direkte knyttet til organisasjonen og studentvelferden, så som:

  • Møter for foreningen
  • Ã…°ù²õ³¾Ã¸³Ù±ð
  • Infomøte for studenter
  • ³Õ±ð°ù±¹±ð³¾Ã¸³Ù±ð°ù
  • Foredrag
  • Ev. annet formÃ¥l som mÃ¥ beskrives i søknaden

Dersom arrangementet ikke i hovedsak er rettet mot ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® studenter, men tydelig er av mer generell / Ã¥pen karakter mÃ¥ det betales leie for UV-rommet.

Det gjøres oppmerksom pÃ¥ at alle studentorganisasjoner uavhengig av tilknytning til ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® og type arrangement kan fÃ¥ disponere gratis møteromrom pÃ¥ Kvarteret – nærmere opplysninger og bestilling pÃ¥Ìý

Hvor de forskjellige studentorganisasjonene booker UV-rom:

  1. Booker UV-rom via Sammen (Sammen betaler):
    Velferdstinget (høyeste stud.organ i Sammen) – (Sammen betaler)
    Kulturstyret (velferdsttingets utøvende organ innen kultur) – (Sammen betaler)
  2. Booker UV-rom via fakultetene / institutt:
    Studentutvalgene på fakultetene (SU’er – booke via fakultetene)
    Fagutvalg på institutter (booker via fakultetene/instituttene)
  3. Booker UV-rom via Eiendomsavdelingen, UIB:
    Studentparlamentet inkl. arbeidsutvalget (høyeste stud.politiske organet ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®) Studentersamfunnet, Studvest, Studentradioen, Bergen student-TV (BSTV) Fribyte, Springbrettet, Jusformidlingen, BSI, Universitetets karateklubb ogÌýøvrige studentorganisasjoner som stÃ¥r pÃ¥ Kulturstyrets godkjente liste og har tilknytning til ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®.

Søknads / bestillingsprosedyrer for rom som skal bookes gjennom Eiendomsavdelingen:

  • Det mÃ¥ oppgis en ansvarlig kontaktperson for søknaden til arrangementet.
  • Søker mÃ¥Ìýoppgi kortnummer til de som skal ha tilgang til rommet.
  • Søknaden legges inn pÃ¥Ìýskjema forÌý.Ìý
  • Søknad mÃ¥ sendes i god tid og senest 3 dager før arrangementet.

Retningslinjer for bruk av UV-rommene

Eiendomsavdelingen ønsker Ã¥ holde en god standard pÃ¥ UV-rommene. Dette er bare mulig ved et godt samarbeid med brukerne av rommene. Alle mÃ¥ ta ansvar for UV-rommenes beskaffenhet.ÌýMatservering i UV-rom er ikke tillatt.Ìý

Eiendomsavdelingen forventer:

  • at leietaker gjør seg kjent med tilsendt info ved booking av UV-rom.
  • at leietaker ordner nødvendige tilganger til UV-rommet.
  • at den som booker rommet informerer den som faktisk skal benytte rommet (hvis det ikke er samme person).
  • at leietaker bestiller nett-tilgang / kurskonto i god tid i forveien.
  • at leietaker bestiller ev. AV-tjenester hos IT-avdelingen i god tid i forveien.
  • at leietaker tar vanlige sikkerhetsforbehold ved f.eks. ikke la dørerÌý/ vinduer stÃ¥ Ã¥pne.
  • at leietaker setter seg inn i sikkerhetsrutinene vedr. brann.
  • at leietaker forlater rommet i ryddig stand, i trÃ¥d med oppslag i rommet.
  • at leietaker fjerner søppel som ikke kan plasseres i rommets bossbøtter.
  • Eiendomsavdelingen oppfordrer til:
  • at leietakerneÌýsjekker rommet i god tid før arrangementet skal starte.

Sanksjoner:

Dersom retningslinjer for bruk av UV-rom ikke overholdes, vil Kulturstyret vurdere sanksjoner overfor studentorganisasjonene og ev. fjerne dem fra listen over godkjente organisasjoner.

Typer UV-rom og priser ved leie

UV-rommene er delt inn i ulike kategorier ut fra antall plasser. Husk at ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® avdelinger og studentorganisasjoner tilknyttet Kulturstyret i Bergen ikke skal betale for Ã¥ leie.

  • Auditorium: UV-rom med fastmontert inventar og amfirom uansett møblering. ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s auditorier har fra ca. 50 til 350 plasser.
  • Seminarrom: UV-rom med løst inventar fra 26 til ca. 100 plasser. Seminarrommene varierer i størrelse og utforming.
  • Grupperom: UV-rom med løst inventar fra 10 til 25 plasser. Grupperommene varierer i størrelse og utforming.
  • Kollokvierom: UV-rom med løst inventar fra 1 til 9 plasser. Kollokvierommene varierer i størrelse og utforming.

Ved Ã¥ gÃ¥ inn pÃ¥ bookingsystemet, Webrombooking, vil man kunne finne fram til det enkelte UV-rom og se enÌý, inkl. hvilken utrustning rommet har. De fleste rommene presenteres ogsÃ¥ med bilder av rommet.

Obs. søknad om Ã¥ leie eller bruke UV-rom mÃ¥ sendes inn minimum 3 arbeidsdager før arrangementet skal avholdes.Ìý

Leiepriser UV-rom (utover regulær, timeplanlagt undervisning) - pr. 01.01.23. Prisen pÃ¥ UV-rom varierer ut fra antall plasser i rommet.Ìý

Betalingssatsene for undervisningsrom er inndelt i disse takstgruppene:

Takstgruppe

Lokale

Plasser

Pris pr. time

1

Auditorium

> 250

2.000

2

Auditorium

150 – 249

1.650

3

Auditorium

100 – 149

1050

4

Auditorium
/ Seminarrom

26-99

700

5

Grupperom

10-25

450

6

Kollokvierom

1-9

450

Ìý

Det gjelder egne priser for Seminarrom E i Studentsenteret -Ìý48 plasser: kr. 800

Dette er priser ved utleie til eksterne aktører.

ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®'s enheter (fakultet, institutt, sentraladministrasjonen, BM, UB) betaler 1/3 av prisen ved interne arrangementer.ÌýFor Thormøhlensgt. 51, Vitensenteret betaler ogsÃ¥ interne enheter, studentorganisasjoner og Sammen full pris.

Praktisk informasjon ved leie

Tilgang til UV-rom

Alle UV-rom er i utgangspunktet avlåst - enten med kortlås eller nøkkel.

Ved bestilling av UV-rom blir det opplyst om hvordan man får tilgang til rommet.

For rom med kortlÃ¥s mÃ¥ eksterne leietakere henvende seg iÌýKortsenteret, Parkveien 1 (Studentsenteret) for Ã¥ fÃ¥ utlevert besøkskort. Interne brukere har / kan fÃ¥ programmert tilgang pÃ¥ eksisterende adgangskort - gjelder ansatte og ev. studenter.

For rom med nøkkel varierer rutinene for utlevering.

IT-tilgang / ±õ°­°Õ-²õ³Ùø³Ù³Ù±ð

ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s IT-avdeling har ansvar for oppfølging og drift av AV-utstyret i UV-rommene. Hvis man har behov for Ã¥ koble egen bærbar PC pÃ¥ ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s trÃ¥dløse nett eller ønsker Ã¥ benytte stasjonær PC i UV-rommet mÃ¥ det bestilles IT-tilgang ved booking av UV-rom (dette gjelder ikke ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s brukere som allerede har ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®-konto).

IT-tilgang / nett-tilgang

For eksterne brukere uten ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®-kontoÌýsom ønsker Ã¥ bruke egen bærbar PC eller ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s stasjonære PC i UV-rommet mÃ¥ det bestilles nett-tilgang. Nett-tilgang bestilles samtidig med rommet.

1)ÌýKurskonto - gir tilgang til pÃ¥logging pÃ¥ ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s PC'er, midlertidig lagring pÃ¥ server og utskrift.

ÌýpÃ¥ ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® gis pÃ¥ de fleste rom mandag-fredag mellom 8 og 18. Det er anledning til Ã¥ avtale test/demonstrasjon av utstyr om en tar kontakt i tide. ±õ°­°Õ-²õ³Ùø³Ù³Ù±ðn har ansvar for mange rom og vil ikke alltid kunne komme umiddelbart. Ekstra ±õ°­°Õ-²õ³Ùø³Ù³Ù±ð i helger og lignende kan avtales dersom ledig kapasitet er tilgjengelig.

ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® satser pÃ¥ preventivt vedlikehold av undervisningsrom, men det er alltid en mulighet for at elektronisk utstyr vil kunne svikte. Overhead prosjektør som erstatning for videokanon som ikke virker er ikke tilgjengelig i alle rom.

IT-avdelingen arbeider for å standardisere AV-utstyret i UV-rommene. Det er utarbeidet stander for større og mindre UV-rom.

Inventar og AV-utstyr i UV-rom

Inventar og AV-utstyr i UV-rommene varierer ut fra rommets beskaffenhet.

Interne brukere kan gÃ¥ inn pÃ¥ systemet for rombooking og finne enÌý, samt i de fleste tilfellerÌý.

Eksterne leietakere fÃ¥r oppgitt informasjon pÃ¥Ìý´Ú´Ç°ù±ð²õ±èø°ù²õ±ð±ô.

Det erÌýÌýved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® som har ansvar for oppfølging og drift av AV-utstyr i UV-rommene.ÌýÌý

Eiendomsavdelingen har ansvar for oppfølging og drift av inventar og annet utstyr i rommet, f.eks. bord, stoler og tavler.

Leietakers plikter

Eiendomsavdelingen ønsker Ã¥ holde en god standard pÃ¥ UV-rommene. Dette er bare mulig ved et godt samarbeid med brukerne av rommene. Alle mÃ¥ ta ansvar for UV-rommenes beskaffenhet.ÌýMatservering i UV-rom er ikke tillatt.Ìý

Eiendomsavdelingen forventer:

  • at leietaker gjør seg kjent med tilsendt info ved booking av UV-rom.
  • at leietaker ordner nødvendige tilganger til UV-rommet.
  • at den som booker rommet informerer den som faktisk skal benytte rommet (hvis det ikke er samme person).
  • at leietaker bestiller nett-tilgang / kurskonto i god tid i forveien.
  • at leietaker bestiller ev. AV-tjenester hos IT-avdelingen i god tid i forveien.
  • at leietaker tar vanlige sikkerhetsforbehold ved f.eks. ikke la dørerÌý/ vinduer stÃ¥ Ã¥pne.
  • at leietaker setter seg inn i sikkerhetsrutinene vedr. brann.
  • at leietaker forlater rommet i ryddig stand, i trÃ¥d med oppslag i rommet.
  • at leietaker fjerner søppel som ikke kan plasseres i rommets bossbøtter.
  • at leietaker fjerner ev. service ol. som er benyttet under arrangementet.

Eiendomsavdelingen oppfordrer til:

  • at leietakerneÌýsjekker rommet i god tid før arrangementet starter.

Service i UV-rom

ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® har ingen form for generell konferanseservice ved utleie av UV-rom (som f.eks. omvisning i lokaler, mottak av besøkende, garderobe, kopi/printservice, brukerstøtte AV-utstyr, sjekk av rommet før arrangementet, ekstra renhold ol.).

Leier mÃ¥ selv gjøre seg kjent med lokaliteter og utstyr i god tid før arrangementet. Adgang til lokalene mÃ¥ bestilles hos Kortsenteret. Dersom det er behov for demonstrasjon av AV-utstyret, mÃ¥ÌýÌýfor avtale om tid. Leier stÃ¥r selv for all praktisk gjennomføring av arrangementet.

Unntak: Ved leie av UV-rom i Thormøhlensgt. 51 (Vitensenteret) er det mulig Ã¥ kjøpe konferansetjenester hosÌý

Renhold

UV-rom rengjøres èn gang per dag, fortrinnsvis om morgenen. Leietaker må selv kontrollere rommet før arrangementet starter opp i tilfelle forrige bruker ikke har ryddet etter seg.

NB!Ìý Alt tomgods i form av esker, service, flasker, kaffekanner ol. mÃ¥ fjernes fra UV-rommene av leietaker. Avfall mÃ¥ plasseres i avfallsbøttene.

Melde feil/mangler

Eiendomsavdelingen og IT-avdelingen ønsker å holde en god standard på UV-rommene. Vi er avhengig av tilbakemeldinger fra brukerne for å greie dette på en best mulig måte.

Feil og mangler med møblement/lys/strøm kanÌýÌýmens datatekniske feil og feil med undervisningsutstyr meldes innÌý

For akutte avvik kanÌýÌý- det henger oppslag om dette i alle UV-rom EIA drifter.