Systematisk HMS-arbeid
Denne veiledningen redegjør for hvilke krav som stilles til det forebyggende systematiske HMS-arbeidet ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®, og beskriver hvordan arbeidet skal utføres og følges opp.
Hovedinnhold
Hva er systematisk HMS-arbeid?
Systematisk HMS-arbeid er alle systematiske tiltak som sikrer at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med myndighetskrav og internt regelverk for å forebygge ulykker og skader på mennesker, miljø og materiell. Forebyggende HMS-arbeid er mest effektivt og minst ressurskrevende.
Medvirkning fra ansatte er en forutsetning for å lykkes i HMS-arbeidet. Medvirkning sikres ved at ansatte involveres i planlegging og utførelse av arbeidsmiljøkartlegginger, samt involveres i beslutningsprosesser i HMS-arbeidet.
Ansvar- og oppgavefordeling i HMS-arbeidet
´¡°ù²ú±ð¾±»å²õ³¾¾±±ôÂáø±ô´Ç±¹±ð²Ô slÃ¥r fast at HMS er et lederansvar og at den enkelte ansatte har medvirkningsplikt.
- Ansvaret for oppfølging er delegert fra Universitetsstyret til Universitetsdirektøren.
- Linjeledelsen utøver arbeidsgiveransvaret for HMS i det daglige. Dersom HMS-oppgaver delegeres, skal dette dokumenteres skriftlig.
- Ansatte og studenter skal vise ansvar for egen og andres sikkerhet ved Ã¥ følge ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s retningslinjer og rutiner.
- Verneombud skal pÃ¥se at arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar etter ´¡°ù²ú±ð¾±»å²õ³¾¾±±ôÂáø±ô´Ç±¹±ð²Ô. Verneombudet skal delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet ved enheten, men skal ikke tildeles omfattende og sentrale HMS-oppgaver som kan komme i konflikt med tilsynsfunksjon.
ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® skal pÃ¥ alle nivÃ¥ Ã¥rlig:
- Gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging, som arbeidsmiljøundersøkelse og vernerunde,Ìýsamt risikovurdere.
- Utarbeide/revidere HMS-mÃ¥l og HMS-handlingsplan, bygget pÃ¥ ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s overordnede HMS-mÃ¥l og HMS-handlingsplan, samt lokale utfordringer og aktiviteter.
- Iverksette HMS-tiltak.
- Gjennomgå elementene i det systematiske HMS-arbeidet og rapportere i linjen (internkontroll).
- ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s HMS-handlingsplan
´¡°ù²ú±ð¾±»å²õ³¾¾±±ôÂáø°ì²¹°ù³Ù±ô±ð²µ²µ¾±²Ô²µ og risikovurdering
Enheten skal kartlegge det psykososiale og fysiske arbeidsmiljø og pÃ¥ denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for Ã¥ redusere risikoforholdene. I kartleggingen inngÃ¥r vurdering av hvilke forhold som har særlig betydning for helse, miljø og sikkerhet ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®. Kartleggingsmetoden mÃ¥ tilpasses utfordringer og aktiviteter ved den enkelte enhet.
Minimumskrav for arbeidsmiljøkartleggingÌýer en arbeidsmiljøundersøkelse og en vernerunde hvert Ã¥r.ÌýVed enheter med risikofylt arbeid pÃ¥ grunn av f.eks. laboratoriearbeid og feltarbeid, samt ved omorganiseringer vil minimumskravene ikke være tilstrekkelige.
Enheten skal også gjennomføre og ajourføre HMS-risikovurderinger årlig og iverksette tiltak.
HMS-handlingsplan og tiltak
Linjeledelsen skal i samarbeid med verneombud utarbeide lokal HMS-handlingsplan på bakgrunn av arbeidsmiljøundersøkelse, risikovurdering og overordnede plandokumenter. HMS-handlingsplan bør innbefatte tiltak for kommende år og mer langsiktige tiltak. Det er viktig å få fastsatt hvem som skal utføre de ulike tiltak innen tidsfristene, og at handlingsplanen gjøres tilgjengelig for de ansatte.
Lokal HMS-handlingsplan pÃ¥ institutt/senternivÃ¥ skal bygge pÃ¥ overordnede HMS-handlingsplaner pÃ¥ fakultets-/avdelingsnivÃ¥ og ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s HMS-handlingsplan.
Mal for lokal HMS-handlingsplan kan benyttes på fak./avd./inst./seksj.-nivå:
- ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s HMS-handlingsplan
- Ìý(´Ú²¹°ì.²¹±¹»å./¾±²Ô²õ³Ù./²õ±ð°ì²õÂá.-²Ô¾±±¹Ã¥)
Iverksetting av HMS-tiltak
Leder og verneombud bør avtale hvordan det skal sikres at tiltak i HMS-handlingsplanen blir iverksatt. Det anbefales at det avtales møte mellom disse for å fastslå fremdrift av tiltak og at HMS-handlingsplanen gjennomgås og oppdateres jevnlig.
HMS-tiltak som krever ekstra ressurser (tid, penger, arbeidskraft og kompetanse) føres opp i budsjett og virksomhetsplan. Ìý
Ved akutte problemer må strakstiltak iverksettes uavhengig av handlingsplan, se HMS-avvik.
Ã…rlig gjennomgang
Hvert Ã¥r skal linjeledelsen og verneombud foreta en gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet ved enheten (internkontroll). Dette betyr en gjennomgang av mÃ¥l og resultater for HMS-arbeidet, i hvilken grad ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s og lokale retningslinjer etterleves, oppfølging av tiltak i henhold til enhetens HMS-handlingsplan og behov for oppdatering av enhetens HMS-dokumentasjon.
±á²Ñ³§-Ã¥°ù²õ°ù²¹±è±è´Ç°ù³Ù
Universitetsdirektøren ber Ã¥rlig om ±á²Ñ³§-Ã¥°ù²õ°ù²¹±è±è´Ç°ù³Ù fra alle enheter ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®. Denne egenevalueringen produserer HMS-mÃ¥ltall, som kan si noe om aktivitetsnivÃ¥, endringer over tid og bidra til prioritering av ressurser.
HMS-avvik
Ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® skal alle HMS-avvik skal meldes, for Ã¥ kunne forebygge og følge opp skader pÃ¥ mennesker, miljø og materiell. Kunnskap om HMS-avvik er en forutsetning for Ã¥ kunne ivareta et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø.
Ansatte og studenter har plikt til å melde fra om HMS-avvik og linjeledelsen er ansvarlig for å iverksette korrigerende og forebyggende tiltak. Verneombud og HMS-seksjonen mottar kopi av alle avviksmeldinger.
HMS-dokumentasjon
I henhold til internkontrollforskriften er det følgende minimumskrav til dokumentasjon:
1. MÃ¥l for HMS-arbeidet og HMS-handlingsplan
Universitetsstyret har vedtatt ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s HMS-handlingsplan og HMS-mÃ¥l.
Enhetene mÃ¥ i samsvar med ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s overordnede HMS-handlingsplan,Ìýlokale utfordringer og aktiviteter skissert utarbeide lokale HMS-handlingsplaner og HMS-mÃ¥l.
2. Ansvars- og oppgavefordeling
For overordnet ansvars- og oppgavefordeling innen HMS, vises det til Regelsamlingens del 3.2 HMS.ÌýÌý
PÃ¥ enhetsnivÃ¥ skal organisering av ansvar og oppgaver innen HMS dokumenteres skriftlig.Ìý
3. Kartlegging og vurdering av risiko
Enheten skal kartlegge det psykososiale og fysiske arbeidsmiljø og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
Spesielle utfordringer vil medføre et skjerpet krav til formalisert risikovurdering. Handlingsplan som blir utarbeidet vil være dokumentasjon, sammen med eventuelle referater og sjekklister.
4. Retningslinjer og rutiner
HMS-retningslinjer som er felles for hele eller deler av ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® er utarbeidet sentralt i samarbeid med enhetene. Enhetene skal utarbeide og iverksette lokale rutiner for Ã¥ avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det skal foreligge skriftlige rutiner/prosedyrer for risikofylte arbeidsoppgaver.
5. Intern revisjon og internkontroll av HMS
Ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® er Universitetsdirektøren ansvarlig for Ã¥ forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av HMS. Universitetsdirektøren skal pÃ¥se at ansvarlig linjeleder følger opp merknader og korrigerende tiltak.
Alle enheter skal Ã¥rlig foreta en gjennomgang av det lokale systematiske HMS-arbeidet og rapportere i linjen (±á²Ñ³§-Ã¥°ù²õ°ù²¹±è±è´Ç°ù³Ùering/internkontroll). HR-avdelingen foretar pÃ¥ vegne av Universitetsdirektøren en Ã¥rlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet ved ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»® for Ã¥ sikre at dette fungerer som forutsatt (ÐÒÔË·Éͧ¼Æ»®s ±á²Ñ³§-Ã¥°ù²õ°ù²¹±è±è´Ç°ù³Ùering/internkontroll).Ìý
Samle HMS-dokumentasjon
En nyttig måte å samle all HMS-dokumentasjon på er at enheten utarbeider en lokal HMS-håndbok.
Ìý